仕事でチャットを使うことが多いと思います。
社内チャットなら、多少の行き違いがあっても認識のズレをすぐに合わせられますが、社外の方とのチャットとなると、行き違いや誤解が生まれやすいです。
社外の方との複数人でのチャットとなると、ますますコミュニケーションが複雑に。。。
今日はチャットでのやりとりで重要なことを５つにまとめました。
わたしは普段、TeamsやSlack、Chatworkにて日々の仕事をしている状況です。
チャットでのやりとりで重要な５つのポイント
チャットは便利ですが、行き違いや誤解が出ないようにするには『かなり』工夫が必要です。
重要な５つのポイントを解説します。
主語や主題を明確にする
いま何の話をしているのかがお互いにわからなくなる時があります。
主語や主題を常に明確にしましょう。
こちらが話そうとしていることを、先方がわかっている前提で進めてしまうと、話がめちゃくちゃになってしまうことがあります。
それでも無理に話を進めると、大きな行き違いを生みます。
こちらの話題を理解してもらえているか？何について話しているのかを明確にできているか？常に気を配りましょう。
できる、できないを明確にする
相手の機嫌がわかりにくいために、手探り状態で話を進めてしまう時があります。
その際に、相手の機嫌を損ねないために、『できる、できない』が不明確に伝わってしまう場合があります。
これは大きな誤解を生むので注意が必要です。
常に何ができて、何ができないのか、はっきり伝えられるようにしましょう。
理由を必ず伝える
何かを提案する場合や、状況を伝える際には、必ず理由を伝えるようにしましょう。
こちらの理由が先方に伝わらないと、先方は『なぜ？』が解消されずにストレスになっていきます。
チャットのやり取りも増えたり、お互いに勘違いを生んで誤解を招きます。
なぜなのか？常に明確にして伝えるようにしましょう。
理由を必ず聞く
今度は逆に先方からの指示や相談については、必ず理由を確認しましょう。
なぜそうしたいのか、なぜそう考えるのか、なぜそのような指示なのか。
この『なぜ』をあいまいにしたまま仕事を進めると、大きなトラブルや勘違いを生む可能性があります。
『なぜ』を埋めることは非常に重要なコミュニケーションです。
日本人は察しようとする文化がありますが、顔色や声質がわからないチャットでは通用しません。
なぜ？をあいまいにしないようにしましょう。
納期を明確にする
ちょっとした依頼や調べものであっても、すぐに対応できない場合は納期を確認しましょう。
納期がはっきりしない仕事は、納期をはっきりしてから受けることも大切です。
納期の行き違いやトラブルは大きな問題に発展する可能性があります。
急ぎだとは思っていなかったことが急ぎだった、こちらとしては普通にやったつもりだが先方は遅いと感じていた。
そんな行き違いはありがちです。
納期があいまいな仕事が無いようにしっかりとチャット上で確認しましょう。
あとで見返して確認したり、証拠として残せるので便利です。
チャットは低姿勢を保ちつつも凛とする
先方がお客であればなおさらですが、つっけんどんな印象を持たれないように低姿勢でチャットをしましょう。
自分が思う普段の低姿勢よりも２割増しくらいの感覚が良いと思います。
短く端的な文章は冷たく、愛想がない印象を与えがちです。
相手が短文で返してきたとしても、こちらはなるべく丁寧な返信を心がけます。
ただし、なんでも言われるがままにやるわけではないので、へりくだりすぎるのもビジネスとして不適格です。
凛とした、信頼感、安定感、スピード感は重要です。
ビジネスはあくまでも対等。上下関係のビジネスにならないようにしましょう。
お金をもらっているからといって下手になるのは単なる自分への甘えです。
お金をもらっている以上の価値を返せないと対等に渡り合えません。
チャットに限らずですが、お客が相手だからと下手にならず、あくまでも対等な存在としてwin-winの仕事を遂行することが重要です。
まとめ チャットでのやりとりで重要な５つのポイント
チャットでのやりとりで重要なポイントについて解説しました。
最後にまとめますと、
- 主語や主題を明確にする
- できる、できないを明確にする
- 理由を必ず伝える
- 理由を必ず聞く
- 納期を明確にする
上記のことが重要となります。便利なチャットですが誤解を生みやすいものだと覚悟して、しっかりとコミュニケーションしましょう！
以上、チャットでのやりとりで重要な５つのポイントでした！
